Friday, 24 Nov 2017
   
Constitution

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ASSOCIATION CANADIENNE DE GÉNÉTIQUE FORESTIÈRE (ACGF)

CONSTITUTION ET RÈGLEMENTS
Adopté 1973
(Amendé 1977, 1979, 1987, 1997, 2008)

Article I

NOM

Le nom de cet organisme, auparavant connu comme le Comité canadien d'amélioration des arbres forestiers et l'Association canadienne pour l'amélioration des arbres, sera l’Association canadienne de génétique forestière, à compter du 25 août 2008.

Article II

OBJECTIFS

Les objectifs de l'association seront de promouvoir l'usage de pratiques génétique scientifiquement et techniquement solides dans la foresterie au Canada:
i) en suscitant des discussions sur les sujets scientifiques et techniques relatifs à tout ce qui concerne l'amélioration des arbres au Canada;

ii) en favorisant la liaison et les échanges d'information entre les travailleurs en génétique forestière et en amélioration des arbres et ceux qui s’occupent de la récolte des semences et de la plantation des arbres;

iii) en encourageant la participation active des gestionnaires, des forestiers praticiens et des représentants d'industries forestières dans l'analyse des problèmes et le choix de priorités dans le domaine de l'amélioration des arbres; et

iv) en fournissant conseils et assistance lors de la formulation de politiques qui mèneront à de meilleures pratiques d'amélioration des arbres et, si nécessaire, en recommandant des changements de politique.

Article III

MEMBRES

a. Catégories de membres

1. Membres honoraires

Membres élus par les membres de l'association en reconnaissance de leurs contributions éminentes à l'amélioration génétique des arbres au Canada. Une lettre de mise en candidature d'un membre actif, contresignée par trois autres membres, devra être reçue par le secrétaire exécutif au moins 60 jours avant la réunion d'affaires durant laquelle l'élection est proposée. Un vote affirmatif des deux tiers des membres ayant droit de vote à cette réunion d'affaires sera requis pour l'élection d'un membre honoraire.

2. Membres de soutien

Membres qui soutiennent le travail des membres actifs de par leur situation de superviseurs et d'administrateurs. Le nom d'un membre de soutien devra être mis en candidature par un membre actif et ensuite approuvé par l'exécutif de l'association.

3. Membres actifs

Toute personne travaillant sur la génétique des arbres, l'amélioration des arbres, la production des semences forestières ou dans les domaines connexes est éligible comme membre actif. Pour être élu, un membre actif devra avoir été proposé par un autre membre actif, secondé par un deuxième membre et approuvé par la majorité des membres ayant droit de vote à une réunion d'affaires. Les membres actifs devront présenter un rapport écrit sur leurs travaux avant chaque réunion de l'association.

4. Membres correspondants

Toute personne résidant au Canada et s'intéressant à la génétique ou à l'améloriation des arbres peut devenir membre correspondant ou peut être présentée par un membre. Elle sera alors élue sur l'approbation de l'exécutif. Pour demeurer membre correspondant, la personne devra démontrer périodiquement un intérêt pour les activités de l'association.

b. Droits des membres

  1. Les frais d'inscription aux réunions de l'association ne s'appliquent pas aux membres honoraires.
  2. Toutes les catégories de membres seront éligibles pour proposer, débattre et voter sur les propositions ou dans les élections, ou pour servir sur l'exécutif.

c. Radiation des membres

  1. Un membre peut démissionner en donnant un avis au secrétaire exécutif ou en demandant à l'éditeur de rayer son nom de la liste d'envoi. S'il s'agit d'un membre actif, l'éditeur avisera le secrétaire exécutif.
  2. Un membre actif qui ne participe pas ou qui ne présente pas de rapport à plus de deux réunions successives peut être rayé de la liste des membres ou rétrogradé à membre correspondant, à la discrétion de l'exécutif.

Article IV

EXCÉCUTIF

a. Composition

L'exécutif de l'association sera composé d'un président, d’un président sortant, d’un vice-président (pour le symposium), d’un vice-président (pour les arrangements locaux), d’un secrétaire exécutif, d’un éditeur et d’un trésorier.

b. Nomination, élection, et démission

1. Nomination

Un comité de mise en candidature de plus d'un membre nommé par le président présentera une liste de candidats au secrétaire exécutif au moins 60 jours avant la prochaine réunion d'affaires de l'association.

Des mises en candidature additionnelles seront acceptées en tout temps jusqu'à l'élection pour chaque poste. Chaque candidat devra préalablement avoir accepté sa mise en candidature.

2. Election

L'élection des officiers aura lieu durant la réunion d'affaires tenue immédiatement avant le mandat du nouvel exécutif. Le candidat recevant le plus grand nombre de votes pour un poste sera élu à ce poste.

3. Démission

Un officier peut démissionner en donnant un avis écrit au président, ou au président sortant si le président a démissionné.

c. Pouvoirs et responsabilités

1. L'exécutif aura le pouvoir de:

1) déterminer le contenu général des volets administratif, technique et social de la réunion, conformément aux recommandations faites lors de la réunion précédente;

2) donner suite aux autres instructions reçues lors de la réunion précédente, concernant la constitution et les règlements de l'association;

3) déterminer les frais d'inscription pour la prochaine réunion;

4) solliciter et accepter des dons pour aider au financement de l'association;

5) remplir les vacances au sein de l'exécutif; et

6) initier et poursuivre les mesures qu'il juge urgentes pour atteindre les objectifs de l'association.

2. L'exécutif sera responsable de:

1) maintenir à jour un registre des noms, adresses, et affiliations des membres de toutes les catégories;

2) maintenir à jour une liste d'envoi ;

3) présenter un bilan financier de l'association à la réunion d'affaires;

4) publiciser la prochaine réunion au moment opportun; et

5) publier les comptes rendus de la prochaine réunion.

Article V

OFFICIERS

a. Président

Le président entrera en fonction à la fin de la réunion durant laquelle le nouvel exécutif a été élu. Le président aura le pouvoir et la responsibilité de: 1) présider la réunion d’affaires de l’Association; 2) vérifier la volonté de l’exécutif durant son mandat; 3) assumer ou déléguer son autorité au besoin afin de remplir les mandats de l’exécutif; et 4) donner suite aux instructions transmises au président lors de la réunion d’affaires précédente.

Le président sera responsable du budget de la réunion en cours. Suite à cette réunion, et au cours de la même année civile, le président donnera au trésorier des états financiers vérifiés comprenant un relevé détaillé des dépenses, les reçus et le solde des comptes pour la réunion.

L'excédent sera ajouté au compte de l'association. Une demande de fonds devrait être adressée au trésorier en cas de déficit.

b. Président sortant

Le président sortant entrera en fonction au début du terme du nouveau président et assurera la publication des comptes rendus de la réunion durant laquelle il a été président.

c. Vice-président (symposium)

Le vice-président (symposium) entrera en fonction à la fin de la réunion qui aura élu le nouvel exécutif. Le vice-président (symposium) sera responsable de l'organisation du symposium de la prochaine réunion, tel que décidé par l'exécutif, et remplacera le président au besoin. Le vice-président (symposium) verra à la publication des manuscrits du symposium.

d. Vice-président (arrangements locaux)

Le vice-président (arrangements locaux) entrera en fonction à la fin de la réunion au cours de laquelle on aura élu le nouvel exécutif. Le vice-président (arrangements locaux) verra aux besoins logistiques de la réunion, au logement, au transport et à l’accueil des conférenciers invités, au contact d'autres organismes pour la tenue de réunions conjointes, ainsi qu'aux activités sociales pour la prochaine réunion, conformément aux instructions reçues de l'exécutif, et agira comme président, au besoin, conformément à l'article V (c).

e. Secrétaire exécutif

Le secrétaire exécutif entrera en fonction dès l'acceptation par le président sortant de la version préliminaire du procès-verbal de la réunion durant laquelle le nouvel exécutif a été élu. Le secrétaire exécutif sera chargé: 1) de donner suite aux instructions de l'exécutif ou du président; 2) de distribuer un ordre du jour incluant les mises en candidature de membres honoraires, les mises en candidature pour le nouvel exécutif et les amendements proposés à la constitution et aux règlements, au plus tard 30 jours avant la prochaine réunion d'affaires; 3) d'enregistrer et d'écrire sous une forme acceptable le procès-verbal de la prochaine réunion d'affaires; et 4) de tenir les dossiers permanents de l'association.

f. Éditeur

L'éditeur entrera en fonction à la fin de la réunion au cours de laquelle on aura élu le nouvel exécutif. Il sera responsable de la publication des comptes rendus de la prochaine réunion de l'association et d'autres documents publiés durant son mandat. L'éditeur et le secrétaire exécutif devront tenir à jour la liste des membres de l'association et des destinataires tant canadiens qu'étrangers qui doivent recevoir les comptes rendus.

g. Trésorier

Le trésorier entrera en fonction à la fin de la réunion au cours de laquelle on aura élu le nouvel exécutif. Le trésorier sera chargé de tenir les comptes de l’association entre les réunions, de fournir un rapport financier aux membres à l’occasion de chaque réunion d’affaires, et d’assurer une vérification systématique des comptes. Le trésorier fournira des fonds au président avant chaque réunion pour établir un compte de fonctionnement. Il recevra l’excédent après chaque réunion, si c’est le cas, et le déposera au compte de l’association.

Article VI

RÉUNIONS

a. Fréquence

Les réunions de l'association auront lieu au moins une fois tous les trois ans. Les dates de la prochaine réunion seront décidées par l'exécutif selon la volonté exprimée lors de la réunion précédente.

b. Emplacement

L’emplacement de la prochaine réunion sera déterminé par l'exécutif mandaté par l'assemblée antérieure, sujet à confirmation par cette assemblée.

c. Sortes de réunions

Chaque réunion comprendra une réunion d'affaires et des séances techniques.

d. Réunion d'affaires

1. Ordre

La réunion d'affaires sera tenue conformément aux règles et coutumes de la Ioi parlementaire générale, tenant compte des droits de la majorité, des minorités, des membres individuels, des absents et de tous ces groupes ensemble. À titre de guide, la réunion d'affaires se conformera à Roberts' Rules of Order (révisé de nouveau en 1970 par, H.M. Roberts, et publié par Scott, Foreman et Cie, E.-U.).

2. Quorum

Le quorum sera formé d'un administrateur présidant la réunion, d’un secrétaire et de 15 membres.

3. Ordre du jour

L'ordre du jour de chaque réunion d'affaires comprenda: 1) l'adoption du procès-verbal de la réunion précédente; 2) un vote sur les mises en andidature des nouveaux membres honoraires et actifs; 3) un rapport du président sur les activités de l'exécutif sortant; 4) un bilan des fonds de l'association; 5) les rapports des comités et groupes de travail; 6) les articles placés à l'ordre du jour par l'exécutif; 7) l'élection du nouvel exécutif; 8) l’emplacement et le contenu des réunions futures; et 9) d'autres questions.

4. Séances techniques

La forme et le contenu des séances techniques seront déterminés par l'exécutif mandaté lors de la réunion précédente, et devraient normalement comprendre un symposium. Le symposium peut être toute séance technique traitant d'un sujet donné.

Article VII

COMITÉS ET GROUPES DE TRAVAIL

Une réunion d'affaires aura le pouvoir d'établir des comités ad hoc, des comités permanents, et des groupes de travail, et de déterminer le mandat de ces comités et groupes de travail.

Article VIII

PUBLICATIONS

a. Rapports du président sortant

Après chaque réunion, le président sortant préparera un ou plusieurs résumés sur les faits marquants de la réunion. Ces résumés seront publiés dans un périodique reconnu et consulté par les responsables de l'aménagement forestier et des programmes de recherches pertinents au Canada. Le président sortant peut demander l'aide des membres de l'ancien exécutif pour ce travail.

b. Rapports d'étape des membres actifs

Les rapports d'étape des membres actifs seront publiés dans la première partie des comptes rendus de l'association, avec le procès-verbal de la réunion d'affaires. Des copies seront distribuées à tous les membres et au public, sur demande.

c. Textes présentés aux séances techniques

Les communications officielles présentées au symposium seront publiées dans la deuxième partie des comptes rendus, avec une liste ou un résumé des rapports d'étapes des membres, et une liste des membres actifs, et leurs adresses et affiliations. La deuxième partie des comptes rendus sera largement distribuée aux membres et aux personnes impliquées dans la recherche forestière ou l'aménagement.

Les communications ou les discussions, ou les deux, en provenance d'autres réunions techniques seront publiées soit dans la première ou la deuxième partie des comptes rendus, à la discrétion de la réunion concernée ou de l'éditeur.

d. Rapports des groupes de travail

Les rapports des groupes de travail seront distribués à tous les membres ou publiés soit séparément, soit dans un périodique reconnu, à la discrétion de la réunion d'affaires et selon les fonds disponibles.

e. Publication distincte

La première et la deuxième parties des comptes rendus seront publiées en deux volumes distincts.

Article IX

AMENDEMENTS À LA CONSTITUTION ET AUX RÈGLEMENTS

La constitution et les règlements peuvent être amendés par l'une ou l'autre des procédures suivantes:

a. Avec avis de motion

  1. Une proposition d'amendement signée par deux membres et reçue par écrit par le secrétaire exécutif au moins 60 jours avant la date de la prochaine réunion d'affaires devra recevoir un vote majoritaire affirmatif pour être adoptée.
  2. Un amendement, durant le débat, aux amendements déjà proposés n'invalidera pas l'avis de motion.
  3. Les bulletins de vote par procuration seront acceptés pour le vote sur les amendements ayant reçu un avis de motion.

b. Sans avis de motion

Un amendement proposé durant une réunion d'affaires ou n’ayant pas été reçu à temps pour un avis de motion devra, pour être adopté, être accepté par au moins 20 membres et par au moins les deux tiers des membres présents et ayant droit de vote.

Article X

STATUTS

Les statuts peuvent être adoptés par un vote majoritaire affirmatif lors d'une réunion d'affaires.

 

Conférence 2017

La prochaine conférence aura lieu le 25-29 juin 2017 à Edmonton, Alberta. Voir www.forestgenetics2017.ca/