Purpose & Bylaw

The following statement of purpose and bylaw were adopted at the annual general meeting held on April 22, 2025.

Canadian Forest Genetics Association / l’Association canadienne de génétique forestière (the “Association”)

The purpose of the Association is to:

i) foster discussion on scientific and technical matters relating to all aspects of forest tree genetics in Canada;

ii) facilitate the communication and information sharing among people working in forest genetics, tree breeding, seed science and technology, and those involved with tree seed collection, production, management and use;

iii) promote the importance of forest genetics research, conservation and management amongst policy makers, land managers, forest professionals, and the public;

iv) advise and assist in the development of gene conservation and management policies, and reporting of Canada’s forest tree genetic resources.

Bylaw

1. Definitions

In this bylaw and all other bylaws of the Association, unless the context otherwise requires:

“Act” means the Canada Not-For-Profit Corporations Act S.C. 2009, c. 23 including the Regulations made pursuant to the Act, and any statute or regulations that may be substituted, as amended from time to time;

“articles” means the original or restated articles of the Association or articles of amendment, amalgamation, continuance, reorganization, arrangement or revival of the Association;

“board” means the board of directors of the Association and “director” means a member of the board;

“ bylaw” means this bylaw and any other bylaw of the Association as amended and which are, from time to time, in force and effect;

“meeting of members” includes an annual meeting of members or a special meeting of members; “special meeting of members” includes a meeting of any class or classes of members and a special meeting of all members entitled to vote at an annual meeting of members;

“ordinary resolution” means a resolution passed by a majority of not less than 50% plus 1 of the votes cast on that resolution;

“proposal” means a proposal submitted by a member of the Association that meets the requirements of section 163 (Member Proposals) of the Act;

“Regulations” means the regulations made under the Act, as amended, restated or in effect from time to time; and

“special resolution” means a resolution passed by a majority of not less than two-thirds (2/3) of the votes cast on that resolution.

2. Interpretation

In the interpretation of this bylaw, words in the singular include the plural and vice versa, words in one gender include all genders, and “person” includes an individual, body corporate, partnership, trust and unincorporated organization.

Other than as specified above, words and expressions defined in the Act have the same meanings when used in these bylaws.

3. Execution of documents

Deeds, transfers, assignments, contracts, obligations and other instruments in writing requiring execution by the Association may be signed by any two (2) of its officers. In addition, the board may from time to time direct the manner in which and the person or persons by whom a particular document or type of document shall be executed. Any person authorized to sign any document may affix the corporate seal (if any) to the document. Any signing officer may certify a copy of any instrument, resolution, bylaw or other document of the Association to be a true copy thereof.

4. Financial year end

The financial year end of the Association shall be December 31 in each year.

5. Banking arrangements

The banking business of the Association shall be transacted at a bank, trust company or other firm or corporation carrying on a banking business in Canada as the board of directors may designate, appoint or authorize from time to time by resolution. The banking business or any part of it shall be transacted by an officer or officers of the Association and/or other persons as the board of directors may by resolution from time to time designate, direct or authorize.

6. Annual financial statements

The Association shall send to the members a copy of the annual financial statements and other documents referred to in subsection 172(1) (Annual Financial Statements) of the Act or a copy of a publication of the Association reproducing the information contained in the documents. Instead of sending the documents, the Association may send a summary to each member along with a notice informing the member of the procedure for obtaining a copy of the documents themselves free of charge. The Association is not required to send the documents or a summary to a member who, in writing, declines to receive such documents.

7. Membership conditions

Subject to the articles, there shall be two (2) classes of members in the Association: 1) active membership; and 2) honorary life membership.

Active membership in the Association shall be available only to individuals interested in furthering the Association’s purposes, who are Canadian citizens, permanent resident of Canada, or persons working or studying in Canada, and who have applied for and been accepted into membership in the Association by resolution of the board or in such other manner as may be determined appropriate by the board.

Honorary membership in the Association shall be available only to individuals who have made significant contributions to advancing the purpose of the Association. Nominations for honorary life membership must be submitted by at least two (2) regular members and approved by resolution of supported by two-thirds (2/3) of the members attending an annual general meeting of the Association.

Each active member shall be entitled to receive notice of, attend, and vote, at all meetings of the members of the Association.

Pursuant to subsection 197(1) (Fundamental Change) of the Act, a special resolution of the members is required to make any amendments to this section of the bylaw if those amendments affect membership rights and/or conditions described in paragraphs 197(1)(e), (h), (l) or (m).

8. Notice of a meeting of members

Notice of the time and place of a meeting of members shall be given to each member entitled to vote at the meeting by telephonic, electronic or other communication facility during a period of 21 to 35 days before the day on which the meeting is to be held. If a member requests that the notice be given by non-electronic means, the notice will be sent by mail, courier or personal delivery.

Pursuant to subsection 197(1) (Fundamental Change) of the Act, a special resolution of the members is required to make any amendment to the bylaws of the Association to change the manner of giving notice to members entitled to vote at a meeting of members.

9. Members calling a meeting of members

The board of directors shall call a special meeting of members in accordance with Section 167 of the Act, on written requisition of members carrying not less than 5% of the voting rights. If the directors do not call a meeting within twenty-one (21) days of receiving the requisition, any member who signed the requisition may call the meeting.

10. Absentee voting at meeting of members

Pursuant to Section 171(1) of the Act, a member entitled to vote at a meeting of members may vote by proxy by appointing another member in writing to attend and act on their behalf at the meeting in the manner and to the extent authorized by the proxy.

Pursuant to subsection 197(1) (Fundamental Change) of the Act, a special resolution of the members is required to make any amendment to the bylaws of the Association to change this method of voting by members not in attendance at a meeting of members.

11. Membership dues

Membership dues may be set by the board of directors. Members shall be notified in writing of the membership dues at any time payable by them. If any dues are not paid within three (3) calendar months of the membership renewal date the members in default shall automatically cease to be members of the corporation.

12. Termination of membership

A membership in the Association is terminated when: a) the member dies or resigns; b) the member is expelled, or their membership is otherwise terminated in accordance with the articles or bylaws; or c) the Association is liquidated and dissolved under the Act.

13. Effect of termination of membership

Subject to the articles, upon any termination of membership, the rights of the member, including any rights in the property of the Association, automatically cease to exist.

14.  Discipline of members

The board shall have authority to suspend or expel any member from the Association for any one or more of the following grounds:

  1. violating any provision of the articles, bylaws, or written policies of the Association;
  2. carrying out any conduct which may be detrimental to the Association as determined by the board in its sole discretion; or
  3. for any other reason that the board in its sole and absolute discretion considers to be reasonable, having regard to the purpose of the Association.

If the board determines that a member should be expelled or suspended from membership in the Association, the president, or such other officer as may be designated by the board, shall provide twenty (20) days notice of suspension or expulsion to the member and shall provide reasons for the proposed suspension or expulsion.

The member may make written submissions to the president, or such other officer as may be designated by the board, in response to the notice received within such twenty (20) day period. If no written submissions are received by the president, the president, or such other officer as may be designated by the board, may proceed to notify the member that the member is suspended or expelled from membership in the Association.

If written submissions are received in accordance with this section, the board will consider such submissions in arriving at a final decision and shall notify the member concerning such final decision within a further twenty (20) days from the date of receipt of the submissions. The board’s decision shall be final and binding on the member, without any further right of appeal.

15. Place of meeting of members

Subject to compliance with section 159 (Place of meetings of members) of the Act, meetings of the members may be held at any place within Canada determined by the board or, if all of the members entitled to vote at such meeting so agree, outside Canada.

16. Persons entitled to be present at meeting of members

Members, directors, and the public accountant of the Association are entitled to be present at a meeting of members. Non-members may also be invited to attend member meetings as guests. However, only those members entitled to vote at the meeting of members according to the provisions of the Act, articles and bylaws are entitled to cast a vote at a meeting.

17. Chair of meetings of members

The president or the vice-president will chair meetings of members. In the event the president and the vice-president of the board are absent, the members who are present and entitled to vote at the meeting shall choose one of the members to chair the meeting.

18. Quorum at meetings of members

A quorum at any meeting of the members (unless a greater number of members are required to be present by the Act) shall be 20 percent of the members entitled to vote at the meeting. If a quorum is present at the opening of a meeting of members, the members present may proceed with the business of the meeting even if a quorum is not present throughout the meeting.

19. Voting at meeting of members

At any meeting of members, every question shall, unless otherwise provided by the articles or bylaws or by the Act, be determined by a majority of the votes cast on the questions. In case of an equality of votes either on a show of hands or on a ballot or on the results of electronic voting, the chair of the meeting in addition to an original vote shall have a second or casting vote.

20. Participation by electronic means at meeting of members

If the Association chooses to make available a telephonic, electronic or other communication facility that permits all participants to communicate adequately with each other during a meeting of members, any person entitled to attend such meeting may participate in the meeting by means of such telephonic, electronic or other communication facility in the manner provided by the Act. A person participating in a meeting by such means is deemed to be present at the meeting. Notwithstanding any other provision of this bylaw, any person participating in a meeting of members pursuant to this section who is entitled to vote at that meeting may vote, in accordance with the Act, by means of any telephonic, electronic or other communication facility that the Association has made available for that purpose.

21. Meeting of members held entirely by electronic means

If the directors or members of the Association call a meeting of members pursuant to the Act, those directors or members, as the case may be, may determine that the meeting shall be held, in accordance with the Act and the Regulations, entirely by means of a telephonic, electronic or other communication facility that permits all participants to communicate adequately with each other during the meeting.

22. Number of directors

The board shall consist of at least four (4) directors, and may include a maximum of twelve (12) directors.

23. Term of office of directors

The directors shall be elected to hold office for a one- or two-year term. The directors that were elected or appointed for a one- or two-year term cease to hold office immediately before the subsequent election or appointment of directors at the end of their term, but are eligible for re-election or re-appointment.

24. Calling of meetings of board of directors

Meetings of the board may be called by the president, the vice-president of the board, or any two (2) directors at any time. If the Association has only one director, that director may call and constitute a meeting.

25. Notice of meeting of board of directors

Notice of the time and place for the holding of a meeting of the board shall be given to every director of the Association not less than seven days before the time when the meeting is to be held by one of the following methods:

  1. delivered personally to the latest address as shown in the last notice that was sent by the Association in accordance with section 128 (Notice of directors) or 134 (Notice of change of directors);
  2. mailed by prepaid ordinary mail to the director’s address as set out in (a);
  3. by telephonic, electronic or other communication facility at the director’s recorded address for that purpose; or
  4. by an electronic document in accordance with Part 17 of the Act.

Notice of a meeting shall not be necessary if all of the directors are present, and none objects to the holding of the meeting, or if those absent have waived notice of or have otherwise signified their consent to the holding of such meeting. Notice of an adjourned meeting is not required if the time and place of the adjourned meeting is announced at the original meeting.

Unless the bylaw otherwise provides, no notice of meeting need specify the purpose or the business to be transacted at the meeting except that a notice of meeting of directors shall specify any matter referred to in subsection 138(2) (Limits on Authority) of the Act that is to be dealt with at the meeting.

26. Regular meetings of the board of directors

The board may appoint a day or days in any month or months for regular meetings of the board at a place and hour to be named. A copy of any resolution of the board fixing the place and time of such regular meetings of the board shall be sent to each director forthwith after being passed, but no other notice shall be required for any such regular meeting except if subsection 136(3) (Notice of Meeting) of the Act requires the purpose thereof or the business to be transacted to be specified in the notice.

27. Voting at meetings of the board of directors

At all meetings of the board, every question shall be decided by a majority of the votes cast on the question. In case of an equality of votes, the chair of the meeting in addition to an original vote shall have a second or casting vote.

28. Committees of the board of directors

The board may, from time to time, appoint any committee, including conference host committees, working groups, or advisory bodies, as it deems necessary or appropriate for such purposes and, subject to the Act, with such powers as the board shall see fit. Any such committee may formulate its own rules of procedure, subject to such regulations or directions as the board may from time to time make. Any committee member may be removed by resolution of the board of directors.

29. Appointment of Officers

The board may designate the offices of the Association, appoint officers on an annual or more frequent basis, specify their duties and, subject to the Act, delegate to such officers the power to manage the affairs of the Association. A director may be appointed to any office of the Association. An officer may, but need not be, a director unless these bylaws otherwise provide. Two or more offices may be held by the same person.

30. Officers of the Association

Unless otherwise specified by the board (which may, subject to the Act modify, restrict or supplement such duties and powers), the offices of the Association, if designated and if officers are appointed, shall have the following duties and powers associated with their positions:

  1. President – The president, if one is to be appointed, shall be a director. The president, if any, shall, when present, preside as chair at all meetings of the board of directors and of the members. The president shall have such other duties and powers as the board may specify.
  2. Vice-President – The vice-president, if one is to be appointed, shall be a director. If the president is absent or is unable or refuses to act, the vice-president, if any, shall, when present, preside at all meetings of the board of directors and of the members. The vice-president shall have such other duties and powers as the board may specify.
  3. Secretary – If appointed, the secretary shall attend and be the secretary of all meetings of the board, members and committees of the board. The secretary shall enter or cause to be entered in the Association’s minute book, minutes of all proceedings at such meetings; the secretary shall give, or cause to be given, as and when instructed, notices to members, directors, the public accountant and members of committees; the secretary shall be the custodian of all books, papers, records, documents and other instruments belonging to the Association.
  4. Treasurer – If appointed, the treasurer shall have such powers and duties as the board may specify.

The positions of secretary and treasurer may be held by the same person.

The duties and powers of all other officers of the Association are determined based on their mandate or the needs of the board of directors or the president. Subject to the Act, the board of directors may modify, increase, or limit the duties and powers of any officer.

31. Officer vacancies

In the absence of a written agreement to the contrary, the board may remove, whether for cause or without cause, any officer of the Association. Unless so removed, an officer shall hold office until the earlier of:

  1. the officer’s successor being appointed;
  2. the officer’s resignation;
  3. such officer ceasing to be a director (if a necessary qualification of appointment); or
  4. such officer’s death.

If the office of any officer of the Association shall be or become vacant, the directors may, by resolution, appoint a person to fill such vacancy.

32. Conflicts of Interest

A director or officer who holds any office or possesses any property, right or interest that could result, directly or indirectly, in the creation of a duty or interest that materially conflicts with that individual’s duty or interest as a director or officer, must disclose the nature and extent of the conflict.

33. Indemnification by the Association

Every director or officer of the Association who has undertaken or is about to undertake any liability on behalf of the Association shall be indemnified and saved harmless out of the funds of the Association from and against all losses, costs, charges and expenses such director or officer may sustain or occur while carrying out their duties or in respect of any such liability, except if the director or officer has failed to act honestly and in the Association’s best interests. The Association may purchase insurance to protect directors and officers against liabilities incurred in the exercise of their duties, and may advance funds to directors and officers.

34. Method of giving notice

Any notice (which term includes any communication or document), other than notice of a meeting of members or a meeting of the board of directors, to be given (which term includes sent, delivered or served) pursuant to the Act, the articles, the bylaws or otherwise to a member, director, officer or member of a committee of the board or to the public accountant shall be sufficiently given:

  1. if delivered personally to the person to whom it is to be given or if delivered to such person’s address as shown in the records of the Association or in the case of notice to a director to the latest address as shown in the last notice that was sent by the Association in accordance with section 128 (Notice of directors) or 134 (Notice of change of directors);
  2. if mailed to such person at such person’s recorded address by prepaid ordinary or air mail;
  3. if sent to such person by telephonic, electronic or other communication facility at such person’s recorded address for that purpose; or
  4. if provided in the form of an electronic document in accordance with Part 17 of the Act.

A notice so delivered shall be deemed to have been given when it is delivered personally or to the recorded address as aforesaid; a notice so mailed shall be deemed to have been given when deposited in a post office or public letter box; and a notice so sent by any means of transmitted or recorded communication shall be deemed to have been given when dispatched or delivered to the appropriate communication company or agency or its representative for dispatch. The secretary may change or cause to be changed the recorded address of any member, director, officer, public accountant or member of a committee of the board in accordance with any information believed by the secretary to be reliable. The declaration by the secretary that notice has been given pursuant to this bylaw shall be sufficient and conclusive evidence of the giving of such notice. The signature of any director or officer of the Association to any notice or other document to be given by the Association may be written, stamped, typewritten or printed or partly written, stamped, typewritten or printed.

35. Invalidity of any provisions of this by-law

The invalidity or unenforceability of any provision of these bylaws shall not affect the validity or enforceability of the remaining provisions.

36. Omissions and errors

The accidental omission to give any notice to any member, director, officer, member of a committee of the board or public accountant, or the non-receipt of any notice by any such person where the Association has provided notice in accordance with the bylaws or any error in any notice not affecting its substance shall not invalidate any action taken at any meeting to which the notice pertained or otherwise founded on such notice.

37. Mediation and arbitration

Disputes or controversies among members, directors, officers, committee members, or volunteers of the Association are as much as possible to be resolved in accordance with mediation and/or arbitration as provided in the section on dispute resolution mechanism of this bylaw.

38. Dispute resolution mechanism

In the event that a dispute or controversy among members, directors, officers, committee members, or volunteers of the Association arising out of or related to the articles, the bylaws, or out of any aspect of the operations of the Association is not resolved in private meetings between the parties, then without prejudice to or in any other way derogating from the rights of the members, directors, officers, committee members, employees or volunteers of the Association as set out in the articles, bylaws or the Act, and as an alternative to such person instituting a law suit or legal action, such dispute or controversy shall be settled by a process of dispute resolution as follows:

  1. The dispute or controversy shall first be submitted to a panel of mediators whereby the one party appoints one mediator, the other party (or if applicable the board of the Association) appoints one mediator, and the two mediators so appointed jointly appoint a third mediator. The three mediators will then meet with the parties in question to mediate a resolution between the parties;
  2. The number of mediators may be reduced from three to one or two upon agreement of the parties;
  3. If the parties are not successful in resolving the dispute through mediation, then the parties agree that the dispute shall be settled by arbitration before a single arbitrator, who shall not be any one of the mediators referred to above, in accordance with the provincial or territorial legislation governing domestic arbitrations in force in the province or territory where the registered office of the Association is situated or as otherwise agreed upon by the parties to the dispute. The parties agree that all proceedings relating to arbitration shall be kept confidential and there shall be no disclosure of any kind. The decision of the arbitrator shall be final and binding and shall not be subject to appeal on a question of fact, law or mixed fact and law.

All costs of the mediators appointed in accordance with this section shall be borne equally by the parties to the dispute or the controversy. All costs of the arbitrators appointed in accordance with this section shall be borne by such parties as may be determined by the arbitrators.

39. Bylaws and effective date

The board of directors may not make, amend or repeal any bylaws that regulate the activities or affairs of the Association without having the bylaw, amendment or repeal confirmed by the members by ordinary resolution. The bylaw, amendment or repeal is only effective on the confirmation of the members and in the form in which it was confirmed.

This section does not apply to a bylaw that requires a special resolution of the members according to subsection 197(1) (fundamental change) of the Act.

 l’Association canadienne de génétique forestière (the “Association”)

L’objet de l’Association est de:

i) favoriser les échanges et la concertation sur les questions scientifiques et techniques relatives à l’ensemble des aspects de la génétique des arbres forestiers au Canada;

ii) faciliter la communication, la diffusion et le partage de l’information entre les personnes œuvrant en génétique forestière, en amélioration génétique des arbres, en science et technologie des semences, ainsi que celles impliquées dans la collecte, la production, la gestion et l’utilisation des semences forestières;

iii) promouvoir l’importance de la recherche, de la conservation et de la gestion en matière de génétique forestière auprès des décideurs, des gestionnaires du territoire, des professionnels forestiers et du public;

iv) conseiller et soutenir l’élaboration de politiques, de cadres de conservation et de gestion génétique, ainsi que la production de rapports portant sur les ressources génétiques des arbres forestiers du Canada.

La présente déclaration d’objet a été adoptée par résolution spéciale lors de l’assemblée générale annuelle tenue le 22 avril 2025.

Règlement (Statuts) de l’Association Canadienne de Génétique Forestière / Canadian Forest Genetics Association

Les articles suivants régissent la conduite générale des affaires de

l’Association canadienne de génétique forestière / Canadian Forest Genetics Association

(ci-après dénommée « l’Association »)

IL EST ÉDICTÉ comme statut de l’Association ce qui suit :

  1. Définitions

Dans les présents statuts et dans tous les autres statuts de l’Association, sauf indication contraire du contexte :

« Loi » désigne la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif, L.C. 2009, ch. 23, y compris les règlements pris en vertu de cette loi, ainsi que toute loi ou règlement de remplacement, avec leurs modifications successives;

« statuts » désigne les statuts constitutifs ou refondus de l’Association, ou les statuts de modification, de fusion, de prorogation, de réorganisation, d’arrangement ou de reconstitution de l’Association;

« conseil » désigne le conseil d’administration de l’Association et « administrateur » désigne un membre du conseil;

« règlement » désigne le présent règlement et tout autre règlement de l’Association, modifiés et en vigueur de temps à autre;

« assemblée des membres » comprend une assemblée annuelle ou une assemblée extraordinaire des membres; « assemblée extraordinaire des membres » comprend une assemblée de toute catégorie ou de toutes les catégories de membres ainsi qu’une assemblée spéciale de tous les membres habilités à voter lors d’une assemblée annuelle;

« résolution ordinaire » désigne une résolution adoptée à la majorité d’au moins 50 % plus une des voix exprimées;

« proposition » désigne une proposition soumise par un membre de l’Association conformément à l’article 163 (Propositions des membres) de la Loi;

« Règlements » désigne les règlements pris en vertu de la Loi, tels que modifiés, reformulés ou en vigueur de temps à autre;

« résolution spéciale » désigne une résolution adoptée à la majorité d’au moins deux tiers (2/3) des voix exprimées.

  1. Interprétation

Dans l’interprétation du présent règlement :

Les mots au singulier comprennent le pluriel et inversement. Les mots d’un genre comprennent tous les genres. Le mot « personne » inclut un particulier, une personne morale, une société de personnes, une fiducie ou une organisation non constituée en société.

Sauf indication contraire ci-dessus, les mots et expressions définis dans la Loi ont le même sens lorsqu’ils sont utilisés dans le présent règlement. 

  1. Exécution des documents

Les actes, transferts, cessions, contrats, obligations et autres documents écrits nécessitant la signature de l’Association peuvent être signés par deux (2) de ses dirigeants. De plus, le conseil peut, de temps à autre, déterminer le mode de signature ainsi que la ou les personnes autorisées à signer un document particulier ou un type de document.

Toute personne autorisée à signer un document peut y apposer le sceau de l’Association (s’il y en a un). Tout signataire autorisé peut certifier une copie de tout instrument, résolution, règlement ou autre document de l’Association comme étant une copie conforme.

  1. Exercice financier

L’exercice financier de l’Association se termine le 31 décembre de chaque année.

  1. Opérations bancaires

Les opérations bancaires de l’Association seront effectuées dans une banque, société de fiducie ou autre entité exerçant des activités bancaires au Canada, désignée ou autorisée par résolution du conseil d’administration.

Ces opérations, ou une partie de celles-ci, seront réalisées par un ou plusieurs dirigeants de l’Association et/ou par d’autres personnes désignées ou autorisées par le conseil d’administration par résolution, de temps à autre.

  1. États financiers annuels

L’Association transmettra aux membres une copie des états financiers annuels et autres documents mentionnés au paragraphe 172(1) (États financiers annuels) de la Loi, ou une publication de l’Association reproduisant les informations de ces documents.

À la place, l’Association peut envoyer un résumé de ces documents accompagné d’un avis informant les membres de la procédure à suivre pour obtenir gratuitement une copie des documents complets.

L’Association n’est pas tenue d’envoyer les documents ou un résumé à tout membre qui a renoncé par écrit à les recevoir.

  1. Conditions d’adhésion

Sous réserve des statuts (articles), l’Association comprend deux (2) catégories de membres :

1)membres actifs and 2) membres honoraires à vie.

Membres actifs

L’adhésion active à l’Association est ouverte uniquement aux personnes qui souhaitent promouvoir les objectifs de l’Association, qui sont citoyens canadiens, résidents permanents du Canada, ou personnes travaillant ou étudiant au Canada, et qui ont présenté une demande et ont été admis par résolution du conseil ou selon toute autre procédure jugée appropriée par le conseil.

Membres honoraires à vie

L’adhésion honorifique à vie est réservée aux personnes ayant apporté une contribution significative à l’avancement des objectifs de l’Association. Les nominations doivent être présentées par au moins deux (2) membres actifs et approuvées par résolution, avec l’appui des deux tiers (2/3) des membres présents à l’assemblée générale annuelle.

Chaque membre actif a le droit de recevoir un avis de convocation, d’assister et de voter à toutes les assemblées des membres de l’Association.

Conformément au paragraphe 197(1) (Changement fondamental) de la Loi, une résolution spéciale des membres est requise pour modifier cette section du règlement si les changements touchent les droits ou conditions d’adhésion visés aux alinéas 197(1)(e), (h), (l) ou (m).

  1. 8. Avis de convocation aux assemblées des membres

Un avis précisant la date, l’heure et le lieu d’une assemblée des membres doit être transmis à chaque membre ayant droit de vote entre 21 et 35 jours avant la date de l’assemblée, par téléphone, moyen électronique ou autre moyen de communication. Si un membre en fait la demande, l’avis lui sera envoyé par un moyen non électronique (courrier postal, messagerie ou remise en main propre).

Toute modification de cette méthode d’avis nécessite une résolution spéciale des membres, conformément à l’article 197(1) de la Loi.

  1. Convocation d’une assemblée par les membres

Le conseil d’administration doit convoquer une assemblée extraordinaire conformément à l’article 167 de la Loi, sur demande écrite de membres détenant au moins 5 % des droits de vote. Si le conseil ne convoque pas l’assemblée dans les vingt et un (21) jours suivant la réception de la demande, l’un des membres ayant signé la demande peut la convoquer.

  1. Vote par procuration

Conformément à l’article 171(1) de la Loi, un membre ayant droit de vote peut voter par procuration, en désignant par écrit un autre membre pour le représenter à l’assemblée et agir selon les pouvoirs accordés dans la procuration.

Tout changement de cette méthode de vote nécessite une résolution spéciale des membres, conformément à l’article 197(1) de la Loi.

  1. Cotisations

Le montant des cotisations peut être fixé par le conseil d’administration. Les membres seront avisés par écrit du montant exigible. Tout membre n’ayant pas payé ses cotisations dans les trois (3) mois suivant la date de renouvellement verra son adhésion automatiquement résiliée.

  1. Résiliation de l’adhésion

L’adhésion à l’Association prend fin dans les cas suivants :

  1. a) le membre décède ou démissionne ;
  2. b) le membre est expulsé, ou son adhésion est résiliée conformément aux statuts ou règlements de l’Association ;
  3. c) l’Association est liquidée et dissoute conformément à la Loi.
  1. Effet de la résiliation de l’adhésion

Sous réserve des statuts, en cas de résiliation de l’adhésion, tous les droits du membre, y compris les droits relatifs aux biens de l’Association, cessent automatiquement d’exister.

  1. Mesures disciplinaires

Le conseil d’administration a le pouvoir de suspendre ou d’expulser un membre pour l’un ou plusieurs des motifs suivants :

  1. violation des statuts, règlements ou politiques écrites de l’Association ;
  2. comportement jugé préjudiciable à l’Association, selon l’appréciation exclusive du conseil ;
  3. toute autre raison que le conseil considère, à son entière discrétion, comme raisonnable, au regard des objectifs de l’Association.

Si le conseil décide de suspendre ou d’expulser un membre, le président (ou un autre dirigeant désigné par le conseil) doit donner un préavis écrit de vingt (20) jours au membre, incluant les motifs de cette décision.

Le membre peut soumettre une réponse écrite dans ce délai. En l’absence de réponse, le président (ou autre dirigeant) peut procéder à la notification formelle de la suspension ou de l’expulsion.

Si une réponse est reçue, le conseil en tiendra compte pour prendre une décision finale, et avisera le membre dans un délai de vingt (20) jours suivant la réception de la réponse.

La décision du conseil est définitive et sans appel.

  1. Lieu des assemblées des membres

Sous réserve du respect de l’article 159 de la Loi (Lieu des assemblées des membres), les assemblées peuvent se tenir n’importe où au Canada, ou, si tous les membres ayant droit de vote y consentent, à l’extérieur du Canada.

  1. Personnes autorisées à assister aux assemblées

Les membres, les administrateurs et le vérificateur de l’Association ont le droit d’être présents.

Des personnes non membres peuvent être conviés en tant qu’observateurs. Toutefois, seuls les membres ayant droit de vote peuvent exercer leur droit de vote.

  1. Président des assemblées

Le président ou le vice-président préside les assemblées. En leur absence, les membres présents choisissent un membre votant pour présider la séance.

  1. Quorum

Le quorum à toute assemblée des membres est fixé à 20 % des membres ayant droit de vote (sauf si la Loi exige un pourcentage plus élevé).

Si le quorum est atteint à l’ouverture de l’assemblée, les délibérations peuvent se poursuivre même si le quorum n’est plus maintenu ensuite.

  1. Vote en assemblée

À moins de disposition contraire dans la Loi ou les statuts, les décisions sont prises à la majorité des voix exprimées. En cas d’égalité des voix (par scrutin, vote électronique ou à main levée), le président de l’assemblée dispose d’une voix prépondérante en plus de sa voix initiale.

  1. Participation électronique

Si l’Association choisit de mettre à disposition un moyen de communication téléphonique, électronique ou autre permettant à tous les participants de communiquer adéquatement entre eux lors d’une assemblée des membres, toute personne ayant le droit d’assister à cette assemblée peut y participer au moyen de ce moyen de communication, conformément aux dispositions de la Loi. Une personne participant à une assemblée par un tel moyen est réputée être présente à l’assemblée. Nonobstant toute autre disposition du présent règlement, toute personne participant à une assemblée des membres conformément au présent article et ayant le droit de voter à cette assemblée peut voter, conformément à la Loi, au moyen de tout moyen de communication téléphonique, électronique ou autre que l’Association a mis à disposition à cette fin.

  1. Assemblées entièrement électroniques

Si une assemblée est convoquée conformément à la Loi, les membres ou administrateurs peuvent décider qu’elle se tienne exclusivement par un moyen électronique, permettant une communication adéquate entre tous les participants.

  1. Nombre d’administrateurs

Le conseil d’administration est composé d’un minimum de quatre (4) administrateurs et d’un maximum de douze (12).

  1. Durée du mandat des administrateurs

Les administrateurs sont élus pour un mandat d’ un (1) ou deux (2) ans. Ils cessent d’exercer leur fonction immédiatement avant l’élection ou la nomination suivante, mais peuvent être réélus ou renommés.

  1. Convocation des réunions du conseil d’administration

Les réunions du conseil peuvent être convoquées par le président, le vice-président ou deux (2) administrateurs à tout moment.  S’il n’y a qu’un seul administrateur, celui-ci peut convoquer et constituer une réunion.

  1. Avis de convocation des réunions du conseil d’administration

Un préavis d’au moins sept (7) jours doit être donné à chaque administrateur, par l’un des moyens suivants :

  1. Remise en main propre à l’adresse figurant dans les derniers avis de l’Association (articles 128 ou 134 de la Loi) ;
  2. Envoi par courrier ordinaire affranchi ;
  3. Par moyen téléphonique, électronique ou autre à l’adresse enregistrée ;
  4. Par document électronique conformément à la Partie 17 de la Loi.

L’avis n’est pas requis si tous les administrateurs sont présents et ne s’y opposent pas, ou s’ils ont renoncé à l’avis. Aucun avis n’est requis pour une réunion ajournée si la date et l’heure ont été annoncées lors de la réunion initiale.

Sauf disposition contraire du règlement, l’avis de convocation à une réunion n’a pas à préciser l’objet ou les affaires à traiter lors de la réunion, sauf que l’avis de convocation à une réunion du conseil d’administration doit préciser toute question visée au paragraphe 138(2) (Limites des pouvoirs) de la Loi qui doit être abordée lors de la réunion.

  1. Réunions régulières du conseil

Le conseil peut établir des réunions régulières à une date, heure et lieu fixés à l’avance. Une copie de la résolution du conseil fixant les réunions doit être envoyée à chaque administrateur.

Aucun autre avis n’est requis, sauf si l’article 136(3) de la Loi l’exige.

  1. Votes au sein du conseil

Toute question soumise au conseil est tranchée à la majorité des voix. En cas d’égalité, le président de la réunion dispose d’une voix prépondérante.

  1. Comités du conseil

Le conseil peut former des comités (ex. : comités hôtes de conférence, groupes de travail, comités consultatifs), et leur déléguer les pouvoirs jugés appropriés, sous réserve de la Loi.

Les comités peuvent établir leur propre règlement interne, sous réserve des directives du conseil. Tout membre de comité peut être révoqué par résolution du conseil.

  1. Nomination des dirigeants

Le conseil peut désigner les postes au sein de l’Association, nommer des dirigeants sur une base annuelle ou plus fréquente, préciser leurs fonctions et, sous réserve des dispositions de la Loi, déléguer à ces dirigeants le pouvoir de gérer les affaires de l’Association. Un administrateur peut être nommé à tout poste de l’Association. Un dirigeant peut, mais n’est pas tenu d’être administrateur, sauf disposition contraire des présents règlements. Une même personne peut occuper deux postes ou plus.

  1. Fonctions des dirigeants

Sauf indication contraire du conseil (qui peut, sous réserve de la Loi, modifier, restreindre ou compléter les fonctions et pouvoirs), les postes de l’Association, s’ils sont désignés et si des dirigeants sont nommés, auront les fonctions et pouvoirs suivants associés à leurs postes :

  1. Président — Le président, s’il est nommé, doit être un administrateur. Le président, le cas échéant, préside, lorsqu’il est présent, toutes les réunions du conseil d’administration et des membres. Le président exerce également les autres fonctions et pouvoirs que le conseil peut lui attribuer.
  2. Vice-président — Le vice-président, s’il est nommé, doit être un administrateur. Si le président est absent, incapable d’agir ou refuse d’agir, le vice-président, le cas échéant, préside, lorsqu’il est présent, toutes les réunions du conseil d’administration et des membres. Le vice-président exerce également les autres fonctions et pouvoirs que le conseil peut lui attribuer.
  3. Secrétaire — S’il est nommé, le secrétaire assiste à toutes les réunions du conseil, des membres et des comités du conseil, et en est le secrétaire. Le secrétaire consigne ou fait consigner dans le registre des procès-verbaux de l’Association les procès-verbaux de toutes les délibérations de ces réunions; il donne ou fait donner, selon les instructions reçues, les avis aux membres, aux administrateurs, au comptable public et aux membres des comités; il est le gardien de tous les livres, papiers, registres, documents et autres instruments appartenant à l’Association.
  4. Trésorier — S’il est nommé, le trésorier exerce les fonctions et pouvoirs que le conseil peut lui attribuer.

Les postes de secrétaire et de trésorier peuvent être occupés par une même personne. Les fonctions et pouvoirs de tout autre dirigeant de l’Association sont déterminés en fonction de son mandat ou des besoins du conseil d’administration ou du président. Sous réserve de la Loi, le conseil d’administration peut modifier, accroître ou limiter les fonctions et pouvoirs de tout dirigeant.

  1. Vacance d’un poste de dirigeant

En l’absence d’une entente écrite contraire, le conseil peut révoquer tout dirigeant de l’Association, avec ou sans motif. À moins d’être ainsi révoqué, un dirigeant demeure en fonction jusqu’à la première des éventualités suivantes : 

  1. a) La nomination de son successeur ;
  2. b) Sa démission ;
  3. c) La perte de son statut d’administrateur (si exigé) ;
  4. d) Son décès.

Le conseil peut combler une vacance par résolution.

  1. 32. Conflits d’intérêts

Tout administrateur ou dirigeant ayant un intérêt direct ou indirect susceptible d’entraîner un conflit important avec ses obligations envers l’Association doit en divulguer la nature et l’étendue.

  1. Indemnisation par l’Association

Tout administrateur ou dirigeant de l’Association ayant contracté ou étant sur le point de contracter une responsabilité au nom de l’Association sera indemnisé et tenu à couvert à même les fonds de l’Association pour toutes pertes, coûts, charges et dépenses qu’il pourrait subir ou engager dans l’exercice de ses fonctions ou à l’égard de cette responsabilité.

Exception : cette protection ne s’applique pas si l’administrateur ou le dirigeant a agi de façon malhonnête ou contraire à l’intérêt de l’Association.

L’Association peut souscrire une assurance pour protéger ses administrateurs et dirigeants contre toute responsabilité encourue dans l’exercice de leurs fonctions, et peut avancer des fonds à cette fin.

  1. Mode de transmission des avis

Tout avis (ce terme incluant toute communication ou tout document), autre qu’un avis de convocation à une assemblée des membres ou à une réunion du conseil d’administration, à transmettre (ce terme incluant envoyer, livrer ou signifier) conformément à la Loi, aux statuts, aux règlements ou autrement à un membre, un administrateur, un dirigeant, un membre d’un comité du conseil ou au comptable public est réputé avoir été transmis de manière suffisante :

  1. s’il est remis en personne à la personne à qui il est destiné ou à l’adresse de cette personne telle qu’elle figure dans les registres de l’Association, ou dans le cas d’un avis destiné à un administrateur, à la dernière adresse figurant dans le dernier avis transmis par l’Association conformément à l’article 128 (Avis des administrateurs) ou à l’article 134 (Avis de changement des administrateurs);
  2. s’il est envoyé par courrier ordinaire ou aérien affranchi à l’adresse enregistrée de cette personne;
  3. s’il est transmis à cette personne par un moyen de communication téléphonique, électronique ou autre à l’adresse enregistrée de cette personne à cette fin;
  4. s’il est fourni sous forme de document électronique conformément à la Partie 17 de la Loi.

Un avis ainsi remis est réputé avoir été transmis lorsqu’il est remis en personne ou livré à l’adresse enregistrée susmentionnée; un avis ainsi posté est réputé avoir été transmis lorsqu’il est déposé dans un bureau de poste ou une boîte aux lettres publique; un avis ainsi transmis par tout moyen de communication enregistré ou télétransmis est réputé avoir été transmis lorsqu’il est expédié ou remis à la compagnie ou à l’agence de communication appropriée ou à son représentant pour expédition. Le secrétaire peut modifier ou faire modifier l’adresse enregistrée de tout membre, administrateur, dirigeant, comptable public ou membre d’un comité du conseil conformément à toute information jugée fiable par le secrétaire. La déclaration du secrétaire selon laquelle un avis a été transmis conformément au présent règlement constitue une preuve suffisante et concluante de la transmission dudit avis. La signature de tout administrateur ou dirigeant de l’Association apposée sur un avis ou tout autre document à transmettre par l’Association peut être manuscrite, estampillée, dactylographiée ou imprimée, ou partiellement manuscrite, estampillée, dactylographiée ou imprimée

  1. Invalidité de toute disposition

L’invalidité ou l’inapplicabilité de toute disposition de ces règlements n’aura aucun effet sur la validité ou l’applicabilité des autres dispositions.

  1. Omissions et erreurs

L’omission accidentelle de donner un avis, ou la non-réception de celui-ci par une personne ayant pourtant droit à cet avis (si l’Association a procédé conformément aux règlements), ou encore toute erreur sans incidence sur le fond de l’avis, n’invalide aucune décision ou mesure prise lors de la réunion visée.

  1. Médiation et arbitrage

Tout différend ou litige entre membres, administrateurs, dirigeants, membres de comité ou bénévoles est, dans la mesure du possible, résolu par médiation et/ou arbitrage, comme décrit ci-dessous.

  1. Mécanisme de règlement des différends

Dans le cas où un différend ou une controverse entre membres, administrateurs, dirigeants, membres de comité ou bénévoles de l’Association, découlant des statuts, des règlements ou de tout aspect des activités de l’Association, ne peut être résolu lors de réunions privées entre les parties, alors, sans préjudice ni atteinte aux droits des membres, administrateurs, dirigeants, membres de comité, employés ou bénévoles de l’Association tels qu’énoncés dans les statuts, les règlements ou la Loi, et à titre d’alternative à l’introduction d’une poursuite ou d’une action judiciaire, le différend ou la controverse sera réglé par un processus de résolution des conflits comme suit :

  1. Le différend ou la controverse sera d’abord soumis à un comité de médiation, dans lequel une partie nomme un médiateur, l’autre partie (ou, le cas échéant, le conseil d’administration de l’Association) nomme un médiateur, et les deux médiateurs ainsi nommés désignent conjointement un troisième médiateur. Les trois médiateurs rencontreront ensuite les parties concernées afin de faciliter une résolution entre elles;
  2. Le nombre de médiateurs peut être réduit de trois à un ou deux, si les parties en conviennent ainsi;
  3. Si les parties ne parviennent pas à résoudre le différend par la médiation, elles conviennent que le différend sera réglé par arbitrage devant un arbitre unique, qui ne devra pas être l’un des médiateurs mentionnés ci-dessus, conformément à la législation provinciale ou territoriale régissant l’arbitrage interne en vigueur dans la province ou le territoire où se trouve le siège social de l’Association, ou selon toute autre entente entre les parties au différend. Les parties conviennent que toutes les procédures relatives à l’arbitrage seront confidentielles et qu’aucune divulgation ne sera faite sous quelque forme que ce soit. La décision de l’arbitre sera finale et contraignante, et ne pourra faire l’objet d’un appel, que ce soit sur une question de fait, de droit ou de fait et de droit combinés.

Tous les frais des médiateurs nommés conformément au présent article seront partagés également entre les parties au différend ou à la controverse. Tous les frais des arbitres nommés conformément au présent article seront assumés par les parties selon ce que les arbitres détermineront.

  1. Approbation des règlements et entrée en vigueur

Le conseil d’administration ne peut adopter, modifier ou abroger un règlement régissant les activités ou les affaires de l’Association sans que ce règlement, cette modification ou cette abrogation soit confirmé par les membres au moyen d’une résolution ordinaire. Le règlement, la modification ou l’abrogation ne prend effet qu’à compter de sa confirmation par les membres et dans la forme dans laquelle il a été confirmé.

Le présent article ne s’applique pas à un règlement qui exige une résolution spéciale des membres conformément au paragraphe 197(1) (modification fondamentale) de la Loi.

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